ALMACEN PUBLICO VS. ALMACEN PRIVADO

ALMACEN PUBLICO VS. ALMACEN PRIVADO

Como todos sabemos, el almacén es el lugar estratégico de la empresa donde en forma provisional o temporal se guardan los bienes que la organización adquiere para los consumidores internos (trabajadores) y externos (clientes), de manera que esta pueda seguir operando. Hay de todo tipo y funcionan tanto en el sector público como en la empresa privada.

En nuestro desempeño profesional en el área logística, se ha observado lo siguiente respecto a los almacenes del sector público: es verdad que ahora hay más computadoras, los directivos se preocupan que el personal esté más capacitado, hay normas, manual de procedimientos, pero hay una cosa… los bienes pueden permanecer todo el tiempo que quieran en el almacén porque no hay conciencia del costo.  

Un bien mientras permanezca en el almacén va a implicar el siguiente costo adicional, aparte del costo de adquisición, es decir, el costo que ha hecho la empresa:

a. Costo de espacio. Ocupa un lugar en el almacén. Va a haber un momento en que no sabrán qué hacer con ese bien que estará de un lugar a otro dentro del almacén.

b. Costo de tiempo. Horas, días, semanas, años que el bien está en el almacén.

Y podría agregarse el costo de horas/hombre, ese tiempo que el trabajador le dedica a ese bien adquirido nadie sabe por qué ni para quién.

Vamos a comentar un caso que ha sucedido en un almacén de repuestos de vehículos de un ministerio: el sector tenía a su cargo cientos de vehículos  de varias marcas y modelos que en su momento de adquisición les correspondió su lote de repuestos y que fueron internados en el almacén central. Como los vehículos fueron distribuidos a nivel nacional y el almacén central estaba ubicado en la ciudad capital, los almaceneros de cada ciudad no se preocuparon en solicitar los repuestos que necesitaban, en todo caso, lo adquirían con el presupuesto de la sub-unidad. Mientras tanto, el almacén central tampoco se preocupó en su distribución ni dio cuenta del stock de repuestos a los almaceneros que podría hacer sido de utilidad a sus vehículos afectados.

Pasaron los años, los vehículos por su continuo uso o desperfectos fueron dados de baja, pero los repuestos siguieron permaneciendo en el almacén. Todos los inventarios que se realizaban al 31 de diciembre (sólo una vez al año), siempre reportaban los mismos repuestos, total –dijo un desubicado- los bienes del almacén no se deprecian.

Hasta que un día una comisión de auditores externos hizo la observación y posterior recomendación: distribuir los repuestos a otros vehículos que le sean factibles (habían vehículos de distinta marca, modelo, año) o proceder a su baja. Creemos que les faltó establecer responsabilidad.

Pasó más tiempo, se formó una comisión con personal mecánico automotriz que informó que los repuestos no le daban a otros vehículos, eran obsoletos, por lo que recomendaban su baja.

Ha seguido pasando el tiempo, por desidia y por la burocracia existente aún no se promulga la resolución de baja, para que al menos se vendan los repuestos como chatarra y pueda el Estado recuperar algo, porque la verdad se ha perdido miles de dólares por estas acciones realmente negligentes de muchos actores.

El caso comentado líneas arriba suponemos que no sucede, no puede suceder,  en un almacén del sector privado. Los inventarios están en constante movimiento, son continuamente revisados, hay más especialización logística, lo último en tecnología, se compra lo que se necesita y se distribuye casi de inmediato, la empresa se preocupa en aumentar las utilidades y reducir los costos (un almacén implica mucho costo por lo que sí se toma en cuenta los costos de espacio y tiempo), los jefes de almacén están supervisados constantemente por los gerentes, etc.

Algo que no cabe en la cabeza, por lo ilógico, ¿para qué comprar algo que no se va a usar? No tiene sentido adquirir algo para tenerlo guardado, si se ha hecho alguna adquisición es porque ha habido una necesidad que requiere ser satisfecha, para eso están los órganos encargados de las compras que se guían por su política de adquisiciones, además se está gastando dinero que podría ser utilizado en satisfacer la necesidad de otra área de la empresa. Por último, no olvidar que un bien almacenado es capital inmovilizado.

Lo que hemos comentado y sucedido en el sector público no puede suceder en el sector privado porque muchas cabezas rodarían. Para evitar estos lamentables casos hay que cambiar la mentalidad del funcionario y del servidor público que labora en el área logística, especialmente en el almacén, con respecto a los recursos del Estado del cual ellos se consideran como meros administradores, sólo se basan en lo que dicen los manuales, directivas, reglamentos, memorandos y otros documentos. El trabajador del sector público está limitado en su accionar, está atado de manos, no puede innovar ni generar valor agregado ni tomar decisiones radicales porque se estaría saliendo del marco normativo, es decir, del libreto, lo que les causaría problemas laborales.